«Метод помидора» и другие способы успеть все и не испортить себе жизнь
Как достичь максимальной продуктивности, не сгореть в потоке дел и не потянуть за собой других: просто, интересно и точно эффективно.
Тайм-менеджмент помогает лучше организовать работу, равномерно распределить дела из ежедневника, а также повысить командную и личную продуктивность. И для этого существует ряд полезных техник по управлению временем (звучит так, будто вы супергерой Вселенной Marvel, но на самом деле так и есть). А теперь пройдемся по каждой из них — кратко и по делу.
Техники тайм-менеджмента:
Метод «помидора»
Для кого: абсолютно для всех, у кого появляется срочная задача или же проект, требующий методичного подхода.
Зачем нужен: эта методика позволяет сосредоточить внимание на задачах в определенный момент времени.
Как работает: создатель метода «помидора» Франческо Чирилло предложил разбить работу над задачами на 25-минутные отрезки-помидоры, с пятиминутным перерывом между ними. В течении «рабочего» периода вам нельзя отвлекаться на другие вопросы. Это касается всего — перекуры, кофе-брейки, ответы на сообщения в мессенджерах оставляем на потом, а сейчас перед нами только задача и ничего больше.
Метод Эйзенхауэра
Для кого: абсолютно для всех, у кого слишком много задач.
Зачем нужен: этот метод становится палочкой-выручалочкой когда нужно принять важное решение о том, чем заняться в первую очередь, он помогает правильно расставлять приоритеты.
Как работает: для начала возьмем лист бумаги и начертим таблицу из четырех квадратов с двумя осями. Готово? Теперь выписываем туда все, свалившиеся нам на голову, задачи. Таблица должна быть разделена по горизонтали полями «срочно» и «не срочно», а по вертикали на «важно» и «неважно». На выходе мы должны получить четыре вида задач: срочные и важные/ не срочные и неважные. И так будет намного проще понять, чему уделить время в первую очередь, а что оставить на потом.
Метод Альпы
Для кого: обычно для руководителей, в период дедлайнов и высокой загрузки себя и команды.
Зачем нужен: предварительный «пилот» или подготовка позволяет экономить время на планирование в течении всего дня, а оставшийся временной «резерв» отдается на решение внеплановых задач и вопросов с пометкой ЧП.
Как работает: это один из лучших способов планирования, предварительная репетиция реализации поставленных целей. Суть метода заключается в том, чтобы запланированная работа занимала 60% времени, а оставшиеся 40% можно посвятить непредвиденным обстоятельствам, мозговым штурмам и, если хотите, тимбилдингам.
Техника «Хронометраж»
Для кого: руководителям в период организации рабочего процесса, а также сотрудникам, которые потеряли баланс между личным и рабочим временем.
Зачем нужна: для учета затраченного на работу времени, чтобы узнать среднюю продолжительность операций, разработать нормы времени, а также перенять опыт успешных профессионалов из вашей сферы деятельности.
Как работает: придется делать «замеры» и фиксировать продолжимость каждого выполняемого действия. После составляем «смету затрат» и делаем соответствующие выводы.
Методика «Контекстного планирования»
Для кого: для всех и в любой момент рабочего процесса.
Зачем нужна: чтобы избавиться от необходимости выделять под несрочные и гибкие задачи отдельное время — их можно выполнять в любой удобный/подходящий момент без рисков забыть.
Как работает: распределяем дела по списку в соответствии с оптимальными для выполнения задач контекстами. Например исходя из общения с определенными людьми или по месту. Так, во время онлайн-колла с шефом, вы сможете поднять все волнующие вас вопросы и при этом ничего не забыть.
Метод Шваба
Для кого: скорее для руководителей (хотя бывают исключения), которым нужно скорректировать процессы планирования.
Зачем нужен: для правильного и поэтапного распределения задач, а также сохранения привычной структуры рабочего процесса даже при форс-мажоре.
Как работает: этот метод требует четкого распределения задач по важности, а также приоритетам. Но также учитывает форс-мажорные ситуации, оставляет место под них. Все крутится вокруг первостепенных задач — их нельзя отложить в стол, даже если появилось что-то срочное.
Подход «Канбан»
Для кого: абсолютно для всех, даже если команда состоит из одного человека, когда нужно распределить нагрузку между сотрудниками или закрыть задачу точно в срок.
Зачем нужен: чтобы увидеть прогресс в работе и ничего не забыть.
Как работает: создаем таблицу и делим ее на три столбика: «нужно сделать», «в работе» и «сделано». Все дела заносим по умолчанию в первый столбец, после перетаскиваем в другой и завершаем третьим, когда задача выполнена. Таким образом мы увидим прогресс.
Метод «9 дел»
Для кого: для всех, даже если вы домохозяйка или фрилансер и потерялись в списке дел, не зная за что взяться в первую очередь.
Зачем нужен: чтобы установить правильную иерархию задач. Это касается всего: встречи с потенциальными клиентами или работодателями, родительского собрания или покупки корма собаке.
Как работает: согласно этому методу, вам нужно ежедневно закрывать следующие задачи: одну «крупную», три «поменьше» и пять «мелких». Так вы ничего не упустите из вида и уделите внимание каждой сфере жизни.
«Принцип трех дел»
Для кого: для всех, кто чувствует, что полностью погрузился в рутину и забыл о долгосрочных задачах.
Зачем нужен: чтобы повысить продуктивность, сконцентрировать внимание и не распыляться на мелочи.
Как работает: чтобы достигнуть глобальной цели, вам нужно закрывать только три задачи в день. Например: дополнить портфолио, сделать пару упражнений по английскому языку, подготовиться к собеседованию — если ваша цель это получение работы в международной компании.
Метод «90 на 30» и «50 на 17»
Для кого: оба метода универсальны и подходят как руководителям, так и подчиненным, которые потеряли баланс между работой и отдыхом.
Зачем нужны: для установления экологичных дедлайнов, а также повышения важности отдыха.
Как работают: первое цифровое значение в обоих методах — время, которое отводится на работу, а второе — для перерыва. По словам создателей этих методик, ряд коротких перерывов в работе помогает «перезагружать» мозг, отвлекаться и не чувствовать себя оторванным от реальности.
Система «4d»
Для кого: для всех, кто потерялся среди тонны задач и не знает за что схватиться.
Зачем нужна: чтобы расставить приоритеты здесь и сейчас и приступить к работе «не отходя от кассы.
Как работает: разделяем задачи на четыре категории — «сделать», «делегировать», «удалить» и «отложить». Так вы посмотрите на все трезво и поймете, что объять-необъятное невозможно и вообще не нужно. Расставьте приоритеты: сделайте акцент на самой важной задаче, попросите помощи у коллег, отложите неважное и уберите ненужное. Вам точно станет легче!
Метод «Лягушки»
Для кого: для всех и каждого, кому не хочется заниматься неприятными и сложными делами, но их уровень достиг предела.
Зачем нужен: быстро справляться с тем, что напрягает и таким образом освобождать время для важных дел. Но для этого вам придется съесть «лягушку» — точнее, неприятную задачу.
Как работает: создатель метода «Лягушки» и коуч по саморазвитию Брайан Трейси предлагает начинать свой день не с легких дел, а с самых неприятных. Таким образом вы сможете справиться с ним, а после приступить к другим задачам, но уже с ощущением «легкого сердца». Так вы не только себя разгрузите, но и сможете лишний раз похвалить.
Диаграмма Ганта
Для кого: для руководителей, которым нужно предсказать работу команды в перспективе.
Зачем нужна: для управления долгосрочными проектами, планировать и отслеживать ход работы в большом отрезке времени.
Как работает: строим большой график, на горизонтальной оси которого помещаем временной интервал, а на вертикальной список задач. На пересечении проставляем срок, в который нужно уложиться-выполнить задачу.
По хронотипу
Для кого: для всех, у кого нарушен распорядок дня, день поменялся с ночью, а у вас нет сил и энергии для работы.
Зачем нужен: чтобы понять, в какие часы дня вы наиболее продуктивны и использовать это во благо работы и личных дел.
Как работает: существует четыре хронотипа человека — медведь, лев, волк и дельфин. И у каждого из них свое идеальное время для подъема, пик продуктивности и режим сна. Если говорить о «пике продуктивности» для каждого, то для медведя это период с 11 до 18 часов, для льва с 10 до 17, для волка с 12 до 20, а для дельфина — с 10 до 18.
И если вы научитесь учитывать особенности своего хронотипа, то сможете подстроить расписание под биоритмы, а также улучшить качество жизни.
